WooCommerce koppelen aan Exact Online: opties en kosten

Wat er precies over de lijn gaat

Een koppeling tussen WooCommerce en Exact Online doet in de kern één ding: elke bestelling uit je webshop komt zonder overtypen in je boekhouding terecht. Hoe hij daar landt verschilt per koppeling. De lichtste variant maakt er een verkoopboeking van, een factuur op het juiste grootboek. De zwaardere varianten maken er een verkooporder van, inclusief artikelregels, zodat Exact ook je voorraad en marge bijhoudt. Dat onderscheid bepaalt vrijwel alles: de prijs, de licentie die je bij Exact nodig hebt en de hoeveelheid inrichting. Wie tien bestellingen per week heeft, koppelt anders dan wie er tweehonderd per dag verwerkt.

Naast bestellingen gaan er meer gegevens over de lijn. Klanten worden als relatie aangemaakt in Exact, facturen kunnen als pdf mee, en per btw-tarief hoort een btw-code uit je Exact-administratie gekoppeld te zijn. Betalingen zijn een verhaal apart: de meeste connectors boeken de bestelling, niet de uitbetaling van je betaalprovider, dus die stemmen je af via een aparte koppeling of een tussenrekening. Zet je een nieuwe shop op, regel de koppeling dan meteen bij de bouw, dat voorkomt dat je later honderden orders moet migreren. Hoe zo'n webshopproject eruitziet lees je in WordPress webshop laten maken.

• Bestellingen en refunds, als verkoopboeking of verkooporder
• Klantgegevens, als relatie gematcht op e-mailadres
• Facturen, desgewenst met de pdf als bijlage
• Btw-codes per tarief, inclusief verlegd en buitenland
• Verzendkosten en betaalcondities
• Voorraad, in de duurdere pakketten twee kanten op

Route 1: de kant-en-klare connector

Voor de meeste webshops is een kant-en-klare connector de logische start. Combidesk rekent 18 euro per maand per administratie, na een proefmaand. xCore werkt met drie pakketten: Basis voor 12 euro, Plus voor 19 euro en Handel voor 25 euro per maand, waarbij alleen Handel ook artikelen en voorraad meeneemt. Webwinkelfacturen, de partij achter de WooCommerce-app in de Exact App Store, begint bij 9,95 euro per maand voor alleen facturen en loopt op tot 39,95 euro voor tweerichtingsverkeer van orders en voorraad. Installeren is doorgaans een middag werk: plugin activeren, autoriseren bij Exact, btw-codes en grootboekrekeningen mappen, testorder draaien.

De beperkingen zitten in de details. Combidesk synchroniseert elke twee uur, niet realtime, en stuurt voorraad maar één kant op: van webshop naar boekhouding, niet terug. Bij de duurdere pakketten van xCore en Webwinkelfacturen kan voorraad wel twee kanten op, maar dan heb je een Exact-licentie met handelsfunctionaliteit nodig, en die kost meer dan een kaal boekhoudpakket. Reken bij xCore ook op een eenmalig implementatiepakket van 250 tot 400 euro als je de inrichting niet zelf wilt doen. Wie realtime nodig heeft, komt bij een zwaardere oplossing als Conneqt uit, vanaf 145 euro per maand.

Route 2 en 3: middleware en maatwerk

Middleware is een platform dat tussen je webshop en Exact in staat en berichten vertaalt. Dat kan een doe-het-zelfplatform zijn of een beheerde integratiedienst die het voor je draait. Het wordt interessant zodra er meer systemen meespelen dan alleen webshop en boekhouding: een kassasysteem, een extern magazijn, een tweede verkoopkanaal. De middleware wordt dan het punt waar alle voorraad- en orderstromen samenkomen, in plaats van losse koppelingen die elkaar niet kennen. Prijzen lopen uiteen van enkele tientjes per maand voor doe-het-zelf tot honderden euro's per maand voor een beheerde realtime oplossing.

Maatwerk bouw je rechtstreeks op de REST API van Exact Online. Dat is de route zodra je eisen hebt die geen enkele standaardconnector aankan: samengestelde producten die als losse voorraadregels geboekt moeten worden, een eigen nummerreeks per verkoopkanaal, marges per klantgroep, of een goedkeuringsstap voordat een order doorgaat. Wij bouwen deze koppelingen zelf en zien dat een gemiddeld maatwerktraject tussen de 3.000 en 8.000 euro eenmalig kost, afhankelijk van het aantal stromen en de uitzonderingen. Daar staat tegenover dat de maandlasten laag blijven en de koppeling precies doet wat jouw proces vraagt. Wat wij standaard meenemen in zo'n traject staat op WooCommerce koppelingen.

De valkuilen die wij het vaakst repareren

De meeste koppelingen gaan niet stuk op de techniek maar op de boekhoudregels. Btw-verlegd is de klassieker: een zakelijke klant uit Duitsland bestelt zonder btw, maar de connector kent alleen de Nederlandse tarieven en boekt tegen 21 procent, en dat ontdek je pas bij de aangifte. Ook kortingen zijn berucht. WooCommerce hangt een kortingscode aan de hele bestelling, terwijl Exact per regel boekt, dus de koppeling moet de korting verdelen of apart boeken, en die keuze bepaalt of je marge per product nog klopt. Refunds, zeker gedeeltelijke, moeten als creditnota terugkomen, anders lopen je omzet en je btw-aangifte uit elkaar.

Dan de klantrecords. Connectors matchen meestal op e-mailadres, en gasten die zonder account bestellen of een tweede adres gebruiken, worden een nieuw record. Na een jaar heb je duizend relaties in Exact waarvan een kwart dubbel, en dat schoon je niet zomaar op. De laatste valkuil is de voorraad-race: verkoop je op meerdere kanalen en synct de koppeling elke twee uur, dan kun je in dat gat hetzelfde laatste exemplaar twee keer verkopen. Precies daarom is de synchronisatiefrequentie geen detail maar een keuzecriterium. Wie hard groeit op meerdere kanalen, ontgroeit een connector van 18 euro sneller dan verwacht.

Zo kies je de route die bij jouw omvang past

De keuze is minder ingewikkeld dan de markt hem doet lijken. Verstuur je tot enkele honderden bestellingen per maand vanuit één kanaal en wil je vooral van het overtypen af, dan is een connector van 12 tot 25 euro per maand ruim voldoende. Komt er voorraad over meerdere kanalen bij, een magazijn of een kassa, kijk dan naar middleware of een zwaarder pakket met realtime synchronisatie. Maatwerk kies je pas als je proces aantoonbaar afwijkt van de standaard, niet omdat het kan. Maatwerk van 5.000 euro verdient zich alleen terug als een connector van 25 euro je echt werk laat liggen.

Kijk bij de keuze ook een paar jaar vooruit. E-facturatie via Peppol wordt stapsgewijs de norm voor zakelijke facturen, en Exact Online ondersteunt dat al, dus een koppeling die facturen netjes in Exact zet is meteen je route naar e-facturatie. En twijfel je nog over het platform zelf, weet dan dat deze koppelrijkdom een van de redenen is waarom WooCommerce het in Nederland zo goed doet tegenover de concurrentie, zoals we uitwerken in WooCommerce, Shopify of Magento. Begin klein, meet een maand of de cijfers kloppen, en schaal de koppeling mee met je shop.