E-facturatie en Peppol: wat is het en wanneer wordt het verplicht?

Wat e-facturatie wel en niet is

De verwarring begint meestal bij de pdf. Een factuur die je als pdf mailt is een digitale factuur, maar geen elektronische factuur in de zin van de wet. Het verschil zit hem in wie de factuur kan lezen: een pdf is gemaakt voor mensenogen, en de boekhoudsoftware van je klant moet er alsnog gegevens uit overtypen of scannen.

Een echte e-factuur is een gestructureerd databestand. Alle velden staan er machineleesbaar in: factuurnummer, datum, btw-tarief per regel, jouw btw-nummer, dat van je klant. De software van de ontvanger leest dat rechtstreeks in en boekt het weg, zonder tussenkomst. Het formaat dat daarvoor in Nederland wordt gebruikt heet UBL, met een Nederlandse variant genaamd NLCIUS.

Dat verschil is de hele reden dat overheden hierop aandringen. Handmatig overtypen kost tijd en levert fouten op, en fouten in facturatie zijn precies waar btw-controles op stuklopen.

Wat is Peppol en hoe werkt het netwerk?

Peppol is geen software die je koopt, maar een afsprakenstelsel plus een netwerk. Je kunt het vergelijken met het banknetwerk: jij hoeft niet te weten bij welke bank je klant zit, je vult een IBAN in en het geld komt aan. Bij Peppol vul je een Peppol-ID in en de factuur komt aan.

Zo'n Peppol-ID is een adres in dat netwerk, meestal gebaseerd op een KvK- of btw-nummer. Om te kunnen versturen en ontvangen sluit je aan via een access point: een gecertificeerde dienstverlener die jouw factuur het netwerk in stuurt. In de praktijk is dat je boekhoudpakket of je facturatiesoftware, die dat achter de schermen voor je regelt.

Je hoeft dus zelden zelf iets met Peppol te bouwen. De belangrijkste vraag is of het pakket dat je al gebruikt het ondersteunt, en of de gegevens die Peppol verplicht stelt wel compleet in dat pakket terechtkomen.

• Peppol-ID: jouw adres in het netwerk, meestal op basis van KvK- of btw-nummer
• Access point: de gecertificeerde partij die je factuur verstuurt en ontvangt
• UBL of NLCIUS: het formaat waarin de factuurgegevens staan
• Peppolautoriteit: houdt in Nederland toezicht op de access points

Is e-facturatie verplicht in Nederland?

Voor leveranciers van de rijksoverheid: ja, al langer. Wie factureert aan een ministerie of een andere rijksoverheidsorganisatie moet dat elektronisch doen. Veel gemeenten, provincies en waterschappen vragen er ook om, al verschilt dat per organisatie.

Voor gewone facturen tussen bedrijven is het in Nederland op dit moment niet verplicht. Je mag het, steeds meer partijen doen het, maar niemand dwingt je. Dat is het eerlijke antwoord, ook al lees je online regelmatig anders.

De reden dat het onderwerp toch overal opduikt, is dat het om ons heen wél gebeurt. België heeft e-facturatie per 1 januari 2026 verplicht gesteld voor B2B-facturen tussen Belgische btw-plichtigen. Op Europees niveau ligt het ViDA-pakket klaar, dat e-facturatie en digitale btw-rapportage stapsgewijs door de hele EU voert. Nederland zal dat volgen, maar een harde B2B-datum voor Nederlandse ondernemers is er op het moment van schrijven niet.

Wat je nu al kunt regelen

De grootste valkuil zit niet in de techniek maar in je gegevens. Een Peppol-factuur zonder geldig btw-nummer van je zakelijke klant wordt geweigerd door het netwerk. Als jouw bestelproces dat nummer nooit heeft gevraagd, sta je op het moment van verplichting met duizenden klantrecords die je alsnog moet aanvullen.

Begin dus bij de bron. Vraag zakelijke klanten in je checkout of je offerteformulier om hun btw-nummer, valideer het meteen tegen de Europese VIES-database, en leg het vast bij de klant in plaats van los bij de order. Datzelfde geldt voor het onderscheid tussen zakelijke en particuliere klanten: zonder dat onderscheid weet je systeem straks niet welke factuur de Peppol-route op moet.

De verzending zelf laat je aan je boekhoudpakket. Exact Online, Moneybird, SnelStart, e-Boekhouden en de meeste andere Nederlandse pakketten ondersteunen e-facturatie of zijn dat aan het uitrollen. Dat is ook de logische plek: daar staat je administratie, daar hoort je facturatie.

• Vraag zakelijke klanten om hun btw-nummer en valideer het via VIES
• Maak in je systeem onderscheid tussen zakelijke en particuliere klanten
• Leg bedrijfsnaam en adres compleet vast, niet alleen een e-mailadres
• Vraag je boekhoudpakket wat hun planning voor Peppol is
• Controleer of je webshop die gegevens compleet doorgeeft aan je boekhouding

Wat dit betekent voor je webshop

Voor webshops zit het werk vrijwel altijd in de koppeling tussen de shop en de boekhouding. De shop verzamelt de gegevens, de boekhouding maakt en verstuurt de factuur. Loopt daar iets mis, dan merk je dat pas als een factuur wordt geweigerd.

In de praktijk zien we drie dingen fout gaan. Het btw-nummer wordt wel gevraagd maar niet doorgegeven aan de boekhouding. Zakelijke klanten worden als particulier weggeboekt, waardoor de btw-verlegging niet klopt. En creditfacturen bij retouren worden helemaal niet aangemaakt, waardoor je administratie scheef loopt.

Wie zijn koppeling tussen webshop en boekhouding goed heeft staan, hoeft voor e-facturatie weinig extra's te doen. Wie orders nog met de hand overtypt, heeft er een reden bij om dat te automatiseren.